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Wir bieten Ihnen Lösungen für Ihren elektronischen Posteingangfür die automatische Verarbeitung von Eingangspost

 

Die Posteingangsstelle mittlerer und großer Unternehmen ist ein zentral wichtiges Instrument der Informationsverteilung. Auch in Ihrem Unternehmen gehen täglich etliche Briefe, Faxe, E-Mails und weitere Dokumente verschiedenster Quellen ein.

Die eingehende Briefpost in Papierform muss gesichtet, erfasst, geprüft, weitergeleitet, abgezeichnet, ggf. kopiert, archiviert oder vernichtet werden. Oftmals bleiben wichtige Dokumente wie Rechnungen, Vertragsunterlagen etc. liegen oder gehen verloren. Das impliziert Zeitverlust und entsprechende Kosten.

Mit dem digitalen Posteingang von ELO nutzen Sie die sehr großen Effizienzvorteile von digitalen Prozessen und gehen genau den entgegengesetzten Weg. Dieser beinhaltet die zentrale Digitalisierung, elektronische Verteilung und digitale Archivierung aller eingehenden Papierdokumente, Faxe, E-Mails und sonstiger Unterlagen in Ihrem Unternehmen.

Nach dem Scannen von Papierdokumenten und der Erfassung von bereits digitalisierten Dokumenten, werden diese über eine intelligente Dokumentenklassifizierung und Erkennung zunächst nach Dokumentenart und Vorgang sortiert, anschließend ausgelesen und geprüft.

Ein elektronischer Workflow leitet die Dokumente ohne Zeitverzögerung an die entsprechende Fachabteilung und wird dort bearbeitet. Gleichzeitig erfolgt eine revisionssichere Archivierung aller Dokumente und Daten, so dass keine Dokumente verloren gehen. Die berechtigten Mitarbeiter können jederzeit auf die betreffenden Dokumente zugreifen.

Neben der notwendigen Software-Lösung bekommen Sie die komplette Dienstleistung von Beratung, Installation und Konfiguration, Schulung, Dokumentation und den Support.

 

Ihre Vorteile: Verbesserte Effizienz, mehr Prozesssicherheit und höhere Transparenz

  • Zeit sparen und Qualität steigern durch automatische Klassifizierung, Verarbeitung und Prüfung aller eingehenden Dokumente
  • Geringer Administrationsaufwand
  • Selbstlernendes System sowohl Struktur als auch Erkennungsmerkmale werden anhand weniger Musterdokumente eingelernt
  • Effizienzsteigerung durch automatisierte Postbearbeitung, das System sorgt für eine Prozessoptimierung
  • Abbau von Schnittstellen mit der zuverlässigen Verteilung und Weiterleitung von Geschäftsdokumenten und deren Inhaltsdaten werden nahezu vollständig automatisiert an den ELO-Workflow zur weiteren Bearbeitung inkl. Überwachung übergeben
  • Revisionssicherer Archivierung (DMS/ECM) von Dokumenten und Daten ohne zusätzlichen Aufwand führt zu Reduzierung von Lagerfläche
  • Schneller Zugriff auf Informationen, schnell finden statt lange suchen
  • Kosteneinsparungen und Umweltschutz
  • Standort-unabhängiger Mehrfachzugriff möglich
  • Schnellere Reaktionszeit und Auskunftsfähigkeit bringen einen besseren Kundenservice
  • Digitale Redundanz somit Kein Verlustrisiko von Dokumenten
  • Komplett digitale Ablage führt zur Vermeidung von Medienbrüchen
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